Заява на звільнення: як коректно оформити й не зруйнувати ділові відносини

Плануючи звільнення, більшість працівників стикаються з питанням: як правильно оформити заяву, щоб уникнути непорозумінь із роботодавцем і дотриматися всіх юридичних нюансів? Оформлення заяви на звільнення — не просто формальність, а важливий крок, що впливає на завершення ваших трудових відносин, отримання розрахунку, подальші рекомендації та навіть перспективи працевлаштування. У цьому матеріалі зібрано найактуальніші поради щодо написання заяви на звільнення, особливі ситуації, часті помилки та тонкощі, які варто знати кожному.

Що має бути в заяві на звільнення — обов’язкові елементи

Заява на звільнення — це офіційний документ, який ініціює процедуру розірвання трудового договору за власним бажанням чи з інших причин. Правильно оформлена заява допоможе уникнути юридичних проблем та забезпечить коректне завершення співпраці між працівником і роботодавцем.

• Дата складання заяви.
• Адресат — керівник організації (з зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади).
• Ваша посада, ПІБ.
• Прохання звільнити з певної дати (зазвичай не раніше двох тижнів від моменту подачі заяви).
• Підпис та розшифрування підпису.

“У більшості випадків заява на звільнення за власним бажанням подається не пізніше ніж за 14 календарних днів до бажаної дати звільнення, якщо інше не передбачено законодавством чи контрактом.”

Як правильно вибрати дату звільнення і чи можна піти раніше

Вказувати дату у заяві потрібно обережно — саме з цієї дати розпочинається відлік терміну попередження про звільнення. У стандартних випадках працівник має відпрацювати два тижні після подачі заяви. Але є винятки: за згодою сторін відпрацювання може бути скорочено, а в разі поважних причин (наприклад, переїзд, навчання, догляд за дитиною) — знято повністю. Детальніше — нижче.

Коли можна не відпрацьовувати два тижні

Відпрацювання не потрібне, якщо:

• Розірвання трудового договору відбувається через неможливість продовжувати роботу (наприклад, переїзд, зарахування до навчального закладу, догляд за дитиною, пенсія).
• Є взаємна згода працівника й роботодавця на скорочення або скасування терміну відпрацювання.

У таких випадках у заяві на звільнення обов’язково вказується причина та відповідна дата. Додатково можуть знадобитися документи, що підтверджують причину (довідка про зарахування, медичний висновок тощо).

Як формулювати текст заяви — шаблони й формулювання

Заява має бути лаконічною, офіційною і містити лише необхідні дані. Неприпустимо використовувати емоційні чи особисті мотиви, навіть якщо причиною звільнення є конфлікти чи складна атмосфера в колективі.

Класичний зразок тексту заяви на звільнення

Прошу звільнити мене з посади [ваша посада] за власним бажанням з [дата звільнення].

Далі ставиться підпис та розшифрування підпису. Якщо є поважна причина для звільнення без відпрацювання, вона додається окремим рядком.

Додаткові формулювання для особливих випадків

• За сімейними обставинами або станом здоров’я: “Прошу звільнити мене з посади [посада] за власним бажанням у зв’язку з [обставинами] з [дата]”.
• За згодою сторін: “Прошу звільнити мене за згодою сторін з [дата]”.
• У разі скорочення штату: “Прошу звільнити мене у зв’язку зі скороченням штату з [дата]”.

Куди подавати заяву і як фіксувати її подачу

Після підготовки заяви її необхідно подати особисто керівнику або відділу кадрів. Важливо отримати підтвердження прийняття заяви — це допоможе захистити свої інтереси у випадку спорів.

• Особисто в канцелярію зі штампом про вхідну дату.
• Передати безпосередньо керівнику під підпис.
• Надіслати рекомендованим листом із повідомленням про вручення (актуально, якщо немає можливості бути присутнім особисто).

“Юридично правильним є отримання підтвердження про прийняття заяви: копія із вхідною датою, підпис відповідальної особи або повідомлення про вручення.”

Чого не варто робити при написанні заяви на звільнення

Деякі поширені помилки можуть призвести до затримок у розрахунку чи виникнення конфліктів з роботодавцем. Уникати їх не складно, якщо діяти відповідально.

• Не залишати заяву без дати — це може ускладнити процес.
• Не використовувати неофіційні чи емоційні формулювання.
• Не подавати заяву через колег без підтвердження.
• Не ігнорувати обов’язок відпрацювати два тижні без поважної причини.
• Не забувати про отримання копії з відміткою про подання.

Дотримання цих правил дозволить уникнути неприємних ситуацій і завершити трудові відносини в цивілізований спосіб.

Як уникнути затримки розрахунку та отримати документи вчасно

Після прийняття заяви на звільнення роботодавець зобов’язаний у визначений термін видати вам трудову книжку (якщо вона ведеться у паперовій формі), копії наказу про звільнення, а також провести остаточний розрахунок. Відмова або зволікання з боку адміністрації може бути оскаржене працівником у відповідних органах.

• У день звільнення працівник повинен отримати розрахунок за всі відпрацьовані дні, компенсацію невикористаної відпустки та інші виплати, передбачені законодавством.
• Трудова книжка (або її електронний аналог) має бути видана в той самий день, коли працівник фактично звільняється.
• Працівник має право вимагати офіційну довідку про доходи, необхідну для подальшого працевлаштування чи отримання соціальних виплат.

“У разі затримки розрахунку чи невидачі документів працівник має право звернутися зі скаргою до Державної служби України з питань праці або до суду.”

Звільнення за власним бажанням: на що звернути увагу в особливих ситуаціях

Деякі ситуації вимагають особливої уважності при оформленні заяви на звільнення. Важливо знати, як діяти, якщо ви на лікарняному, у відпустці чи перебуваєте у відрядженні.

Заява під час лікарняного або відпустки

Чинне законодавство не забороняє подавати заяву на звільнення під час тимчасової непрацездатності чи перебування у відпустці. Однак, термін відпрацювання починає відраховуватись із моменту подачі заяви, незалежно від перебування на лікарняному або у відпустці. Якщо працівник не з’являється на робочому місці — звільнення оформлюється у день, вказаний у заяві, а всі розрахунки проводяться у цей же день.

Відпрацювання під час звільнення: як уникнути непорозумінь

Щоб уникнути конфліктів, доцільно погодити з роботодавцем дату звільнення і, за необхідності, письмово підтвердити домовленість. Якщо роботодавець погоджується на скорочення терміну відпрацювання — це має бути відображено у наказі про звільнення.

• Завжди залишайте собі копію заяви з відміткою про подання.
• Домовленості щодо скорочення терміну оформлюйте письмово.
• У разі суперечок орієнтуйтесь на законодавчі вимоги і не підписуйте документи, зміст яких не відповідає вашим інтересам.

Які документи може вимагати роботодавець та що насправді потрібно

При звільненні роботодавець може попросити працівника здати службове майно, передати справи чи надати звіт про виконану роботу. Однак, вимагати додаткових заяв, пояснень або довідок (крім тих, що передбачені законом для звільнення без відпрацювання) не має права.

• Підписання обхідного листа може бути внутрішньою процедурою, але відмова у звільненні через не підписаний обхідний лист є неправомірною.
• Роботодавець не має права затримувати видачу документів чи розрахунок, мотивуючи це відсутністю підписів на додаткових внутрішніх формах.

“Всі підстави для звільнення і перелік документів, які має подати працівник, чітко визначені законодавством. Додаткові умови мають лише рекомендаційний характер.”

Як діяти, якщо роботодавець відмовляється приймати заяву

Бувають ситуації, коли керівник чи відділ кадрів уникає прийняття заяви, затягує розгляд або не дає підтвердження про її прийом. У такому разі дотримуйтесь наступного алгоритму:

• Надішліть заяву рекомендованим листом із повідомленням про вручення на юридичну адресу компанії.
• Зберігайте чек та копію заяви — це буде доказом у разі спору.
• За потреби звертайтеся до Держпраці або суду із заявою про порушення трудових прав.

Правильно оформлена і подана заява — це ваш основний аргумент у будь-якій суперечці щодо звільнення.

Чи можна скасувати заяву на звільнення — нюанси відкликання

Закон дозволяє відкликати заяву на звільнення до моменту видання наказу про звільнення. Для цього необхідно подати письмову заяву про відкликання попередньої заяви. Роботодавець зобов’язаний прийняти таке звернення, якщо на ваше місце ще не прийнято нового працівника або не видано відповідний наказ.

• Відкликати заяву можна у будь-який момент до офіційного оформлення наказу про звільнення.
• Після видання наказу скасування звільнення можливе лише за згодою роботодавця.

“Відкликання заяви — поширена практика, яка дозволяє працівнику змінити рішення без наслідків, якщо кадрові зміни ще не оформлені офіційно.”

Що робити, якщо після звільнення виникли проблеми з розрахунком чи записом у трудовій книжці

Якщо роботодавець не виконує своїх зобов’язань — не видає розрахунок, трудову книжку чи робить некоректний запис про звільнення — працівник має право вимагати виправлення. У серйозних випадках питання вирішуються через скарги до Держпраці або судових органів.

• Оформіть письмову вимогу до роботодавця щодо виправлення порушень.
• За необхідності зверніться до інспекції праці або суду.
• Якщо затримка розрахунку перевищує встановлені строки, маєте право на компенсацію згідно із законом.

Правильна подача заяви на звільнення — крок за кроком

Щоб процес звільнення відбувся максимально коректно і без зайвих ускладнень, дотримуйтесь перевіреної послідовності дій. Кожен крок має юридичну силу і допомагає захистити ваші права як працівника.

• Підготуйте заяву у письмовій формі, з урахуванням усіх обов’язкових реквізитів і коректних формулювань.
• Вкажіть дату подачі та бажану дату звільнення, дотримуючись терміну попередження.
• Зробіть копію заяви для себе.
• Передайте заяву безпосередньо у відділ кадрів або керівнику, отримавши на вашій копії відмітку про прийняття (дата, підпис, посада особи, яка прийняла документ).
• Якщо немає можливості подати заяву особисто, надішліть її рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
• Дочекайтеся видання наказу про звільнення і ознайомтеся з його текстом, підписавши ознайомлення у відповідному журналі чи на самому наказі.
• У день звільнення отримайте розрахунок, трудову книжку (якщо вона ведеться), копію наказу, а також довідки, передбачені законом.

Зразок заяви на звільнення — як виглядає ідеальний документ

Щоб уникнути непорозумінь, скористайтесь універсальним шаблоном, який відповідає сучасним вимогам і рекомендаціям юристів. Ось зразок оформлення заяви на звільнення:

Директору ТОВ “Приклад”
Іванову О.О.
від менеджера відділу продажу
Петрова Івана Івановича

Заява

Прошу звільнити мене з посади менеджера відділу продажу за власним бажанням з 20 липня 2025 року.

Дата: 6 липня 2025 року
Підпис: ____________ /Петров І.І./

Якщо є поважна причина для скорочення терміну, вона зазначається наступним рядком: “у зв’язку з переїздом до іншого міста, прошу звільнити мене без відпрацювання”.

Тонкощі та юридичні нюанси, які часто ігнорують

Окрім базових вимог, існують специфічні аспекти, що можуть вплинути на процедуру звільнення. Знання цих нюансів дозволяє уникнути юридичних ризиків.

• Датою звільнення вважається останній робочий день працівника, а не дата складання заяви чи видання наказу.
• Відпустка під час відпрацювання двох тижнів можлива лише за погодженням з роботодавцем.
• У разі скорочення штату або ліквідації компанії працівника можуть звільнити без заяви, але з обов’язковим попередженням і компенсацією.
• Відмова у прийнятті заяви не є перешкодою для звільнення — ключова дата визначається повідомленням про вручення або відміткою канцелярії.
• Заява, подана електронною поштою, не завжди має юридичну силу — краще використовувати офіційні способи передачі документів.

Важливість дотримання етики під час звільнення

Окрім формальних аспектів, не менш важливим є збереження доброзичливих стосунків із роботодавцем і колегами. Коректна поведінка, вдячність за співпрацю, дотримання домовленостей — усе це впливає на подальшу репутацію працівника.

• Не залишайте негативних коментарів у заяві чи пояснювальних записках.
• Попередьте колег і керівництво про своє рішення заздалегідь, особливо якщо займаєте ключову посаду.
• Передайте справи, документи й матеріальні цінності у повному обсязі.

“Вміння грамотно й етично завершити співпрацю — ознака професіоналізму та запорука позитивних рекомендацій у майбутньому.”

Рекомендації для дистанційних працівників та фрілансерів

В умовах зростання віддаленої зайнятості, особливої актуальності набувають питання звільнення для тих, хто працює дистанційно чи співпрацює з роботодавцем на умовах фрілансу. Процедура подачі заяви для таких працівників майже не відрізняється від класичної, але має кілька додаткових нюансів.

• Переважно заяву надсилають поштою з повідомленням про вручення, щоб уникнути непорозумінь щодо дати отримання документа.
• Дистанційний працівник має право вимагати підтвердження прийняття заяви у вигляді листа-відповіді або скан-копії з підписом уповноваженої особи.
• Розрахунок і видача документів можуть бути організовані поштою або через електронні сервіси, якщо це передбачено внутрішніми процедурами компанії.
• У разі виникнення трудового спору віддалений працівник має ті ж права і механізми захисту, що й працівник, який працює в офісі.

Фрілансери, які працюють за цивільно-правовими договорами, повинні звертати увагу на умови припинення співпраці, прописані у контракті. У більшості випадків достатньо письмового повідомлення про розірвання договору у передбачений термін.

Що робити, якщо роботодавець чинить тиск або утримує документи

Іноді роботодавці використовують адміністративний тиск, погрози або незаконно утримують документи, намагаючись змусити працівника змінити рішення про звільнення чи погодитися на невигідні умови. У таких ситуаціях важливо діяти спокійно й згідно з законом.

• Не підписуйте жодних документів, зміст яких вам незрозумілий або які містять невигідні умови.
• Фіксуйте всі випадки тиску письмово або за допомогою свідків.
• За необхідності залучайте профспілку, юриста чи звертайтеся до Держпраці.
• У разі невидачі документів — оформіть письмову вимогу, зареєструйте її у канцелярії або надішліть поштою з описом вкладення.

“Жоден роботодавець не має права затримувати документи чи виплати, а будь-які спроби тиску суперечать законам про працю і захист прав працівників.”

Типові помилки при оформленні заяви на звільнення та як їх уникнути

Неправильне оформлення заяви або незнання процедури часто призводять до зайвих труднощів. Ось найпоширеніші помилки, яких варто уникати:

• Відсутність дати у заяві — це ускладнює визначення строків звільнення.
• Неправильне зазначення адресата (наприклад, без вказівки посади чи ПІБ керівника).
• Використання емоційних чи образливих формулювань у тексті заяви.
• Подання заяви через колег без підтвердження отримання.
• Ігнорування обов’язку отримати копію з відміткою про прийняття.
• Відмова від підписання обхідного листа без з’ясування юридичних наслідків (якщо це внутрішня процедура компанії).

Усі ці помилки можуть затягнути процедуру звільнення або призвести до конфліктів із роботодавцем. Завжди перевіряйте правильність оформлення документів і дотримуйтесь чіткої процедури.

Часті питання щодо заяви на звільнення: що запитують найчастіше

Під час підготовки заяви працівники часто стикаються з однаковими питаннями щодо формату, термінів та наслідків звільнення. Ось відповіді на найпоширеніші з них:

• Чи можна написати заяву від руки? Так, документ може бути складений як у друкованій, так і в рукописній формі. Головне — чіткість, відсутність виправлень і наявність підпису.
• Чи потрібна вказівка причини звільнення? У стандартній заяві за власним бажанням достатньо фрази “за власним бажанням”. Причину вказують лише у випадках, коли це дає право не відпрацьовувати два тижні.
• Чи обов’язково відпрацьовувати два тижні? Відпрацювання обов’язкове, якщо відсутні поважні причини для скорочення терміну або відмова роботодавця скоротити цей строк.
• Якщо не прийшов у день звільнення — що буде? Якщо працівник не з’явився у день звільнення, це не є підставою для зміни дати звільнення. Документи і розрахунок можна отримати пізніше, але бажано повідомити роботодавця про причину відсутності.
• Чи можна відкликати заяву, якщо вже видано наказ? Після видання наказу відкликання можливе лише за письмовою згодою роботодавця.

Висновок

Правильно написана й оформлена заява на звільнення — це не лише питання юридичної грамотності, а й запорука вашого спокійного переходу до нового етапу життя. Дотримання формальних вимог, увага до деталей і дотримання етики дозволяють уникнути непорозумінь з роботодавцем, швидко отримати всі необхідні документи і розрахунки. Не бійтеся ставити питання кадровій службі, консультуйтеся з юристом у разі сумнівів, і пам’ятайте: ваше право на звільнення гарантоване законом, а грамотний підхід до процедури — запорука вашої професійної репутації та впевненості у майбутньому.