Оформлення декретних для ФОП ґрунтується на трьох опорах: статусі застрахованої особи, базі нарахувань, маршруті подачі документів. Лише підтверджений страховий статус через сплату ЄСВ формує право на допомогу, а коректно визначена база (дохід, з якого сплачено внески) напряму впливає на середньоденну суму.
Точне дотримання послідовності — від появи е‑лікарняного до подання заяви з IBAN — визначає і розмір, і строки зарахування коштів, тому кожна дата та реквізит мають збігатися без похибок.
Хто з ФОП має право на декретні
Застрахована особа — це та, за яку сплачуються страхові внески у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Для ФОП це означає власну сплату ЄСВ за себе у встановленому порядку. Право на допомогу по вагітності та пологах виникає за наявності сплати ЄСВ за місяці розрахункового періоду та за місяць настання страхового випадку (відкриття е‑лікарняного). Якщо у розрахунковому періоді були місяці без сплати (наприклад, у період дії воєнних пільг), але внесок за місяць настання страхового випадку сплачено, допомога все одно призначається. Це право прямо випливає з норм соцстраху та роз’яснень органу-адміністратора.
Право на виплату не залежить від групи оподаткування чи системи: єдинники й загальна система однаково мають бути застрахованими через ЄСВ. Допомога надається у розмірі 100% середнього доходу, але в межах мінімальних і максимальних обмежень, установлених законом. Тривалість оплачуваної відпустки — 126 к. дн. (70 до та 56 після пологів), 140 к. дн. у разі ускладнень або багатоплідних пологів, 180 к. дн. — для постраждалих 1–3 категорій від Чорнобильської катастрофи.
- Застрахована особа — ФОП, який сплачує ЄСВ за себе.
- ЄСВ має бути сплачено за місяць настання страхового випадку та за місяці розрахункового періоду (винятки можливі — див. вище).
- Право не залежить від статусу єдинника/загальної системи. Вирішальним є страховий статус.
Електронний лікарняний і тривалість відпустки
Єдиною підставою для призначення допомоги є електронний листок непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи», сформований на основі медичного висновку. Він вважається виданим через 7 календарних днів з дати відкриття та на 8‑й день набуває статусу «готовий до сплати». Саме з цієї дати настає строк для розгляду й призначення виплати.
- Стандарт — 126 к. дн.: 70 днів до пологів і 56 після.
- Ускладнені пологи або двійня і більше — 140 к. дн. (70 + 70).
- Для жінок 1–3 категорій, постраждалих від ЧАЕС, — 180 к. дн. (90 + 90).
Дати відкриття/закриття е‑лікарняного автоматично відповідають строкам у медичному висновку. Усі подані документи (заява, довідки, виписки) мають узгоджуватися між собою за ПІБ, датами та ідентифікаторами, інакше рішення відтермінується до виправлення розбіжностей.
Як рахують суму допомоги для ФОП
Розрахунковий період — 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Базою є суми доходу, з яких ФОП сплачував ЄСВ у кожному місяці розрахункового періоду. Допомога становить 100% середнього доходу, але у розрахунку на місяць сума не може бути меншою за розмір, обчислений із мінімальної зарплати, та не може перевищувати максимальну базу для ЄСВ (15 МЗП). Для страхового стажу менше 6 місяців упродовж останніх 12 застосовуються межі: середньоденна — не нижче МЗП/30,44 і не вище 2×МЗП/30,44 на дату настання страхового випадку.
Середньоденний дохід для ФОП визначають на підставі сплачених внесків: або як сумарну базу за 12 місяців, поділену на 365, або через приведення місячної бази до дня за коефіцієнтом 30,44. У разі сплати мінімального ЄСВ середньоденна фактично дорівнює МЗП/30,44 (з 01.04.2024 МЗП = 8000 грн, отже мінімальна середньоденна ≈ 262,81 грн).
- Визначте розрахунковий період: 12 місяців до місяця початку декретної відпустки.
- Підсумуйте місячні бази, з яких сплачено ЄСВ (мінімальну/підвищену).
- Розрахуйте середньоденну: сума бази/365 або база/30,44 за місяць.
- Застосуйте обмеження: не нижче МЗП/30,44 і не вище 2×МЗП/30,44, якщо стажу < 6 міс; загальний місячний максимум — не більш як 15 МЗП.
- Помножте середньоденну на кількість днів відпустки з е‑лікарняного (126, 140 або 180).
Приклад. Е‑лікарняний відкрито 15.05.2025 на 126 днів. У 12 місяцях до травня 2025 ФОП сплачувала мінімальний ЄСВ. Мінімальна середньоденна = 8000/30,44 = 262,81 грн. Сума допомоги = 262,81 × 126 = 33 114,06 грн. Якщо стажу за 12 міс < 6, верхня межа середньоденної — 525,62 грн (2×8000/30,44), тож за навіть високих внесків загальна сума не перевищить 66 228,12 грн за 126 днів.
Куди подавати заяву на декретні
Заяву про призначення допомоги по вагітності та пологах ФОП подає як застрахована особа. Доступні: електронний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України (авторизація КЕП або Дія.Підпис), особисте звернення до сервісного центру ПФУ, а також подача через ЦНАП, якщо така взаємодія налаштована в громаді. У заяві обов’язково вкажіть реквізити рахунка у форматі IBAN для зарахування коштів.
- Онлайн-кабінет застрахованої особи: подача заяви з електронними копіями та підписом КЕП/Дія.Підпис.
- Територіальні підрозділи ПФУ: особисто з оригіналами документів.
- ЦНАП/інша офіційна приймальня (за наявності інтеграції).
Перелік документів для призначення допомоги
Пакет складається з е‑лікарняного (в реєстрі), заяви на призначення, ідентифікаційних та банківських даних, а також доказів сплати ЄСВ за розрахунковий період. Через затримку оновлення реєстру застрахованих осіб після запровадження квартальної звітності ПФУ приймає підтвердження сплати внесків із податкових органів та копії платіжних документів. Стежте за повною відповідністю ПІБ і дат у всіх файлах.
- Е‑лікарняний із причиною «Вагітність та пологи» та його номер у реєстрі.
- Заява на призначення допомоги із зазначенням IBAN.
- Паспортні дані та РНОКПП (ІПН).
- Відомості про держреєстрацію ФОП.
- Підтвердження сплати ЄСВ: довідка про відсутність заборгованості, копії декларацій і платіжних документів за розрахунковий період.
Формати — сканкопії належної якості або електронні файли з кваліфікованими підписами. Назви файлів мають відображати зміст і дату. Усі персональні й банківські реквізити перевірте на збіг з даними в е‑лікарняному та кабінеті.
Як оформити виплати крок за кроком
Процес для ФОП складається з фіксації страхового випадку в Е‑реєстрі, подання заяви з підтвердженнями сплати ЄСВ, перевірки даних ПФУ та перерахування коштів на IBAN. Контролюйте статуси е‑лікарняного («готовий до сплати») та хід розгляду заяви в кабінеті застрахованої особи.
- Поява е‑лікарняного: через 7 днів після відкриття він стає «готовий до сплати».
- Подача заяви ФОП: онлайн або особисто, з IBAN та доказами сплати ЄСВ.
- Перевірка ПФУ: звірка даних е‑лікарняного, реєстрів і сплачених внесків, виправлення розбіжностей за запитом.
- Призначення: розгляд документів — не пізніше 3 робочих днів від надходження.
- Перерахування на рахунок: ПФУ здійснює виплату на вказаний IBAN у межах установлених строків.
Контрольні дати: «готовий до сплати» — 8‑й день від відкриття. Подати заяву бажано одразу після цього. Очікуйте рішення у 3 робочі дні. Кошти надходять після призначення з урахуванням банківських строків.
Строки призначення та виплати
Після набуття е‑лікарняним статусу «готовий до сплати» документи розглядаються не пізніше 3 робочих днів. Це правило діє для декретних так само, як і для інших страхових виплат.
Виплата здійснюється ПФУ на IBAN, зазначений у заяві, після прийняття рішення про призначення. Фактичний час зарахування залежить від банку й технологічних процесів, однак відбувається у межах строків, визначених законодавством для страхових виплат.
Як ПФУ адмініструє виплати
З 01.01.2023 уповноваженим органом соцстраху є Пенсійний фонд України. Саме ПФУ отримує з Електронного реєстру листків непрацездатності дані е‑лікарняних, звіряє їх із реєстром застрахованих осіб та відображає статуси в кабінеті застрахованої особи (включно зі статусом «готовий до сплати» і рішенням про призначення).
«З 1 січня 2023 р. уповноваженим органом в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування є Пенсійний фонд України».
Податкові наслідки для ФОП
Декретні, виплачені ПФУ ФОП як застрахованій особі, не є підприємницьким доходом. Вони не включаються до бази єдиного податку й не відображаються в обсязі доходу єдинника. Для загальної системи — це не дохід від госпдіяльності та не формує об’єкт оподаткування ПДФО як підприємця.
Податок на доходи фізичних осіб і військовий збір на такі суми не нараховуються згідно з податковими роз’ясненнями. ЄСВ на суми допомоги не нараховується, адже це не винагорода за працю.
У звітності: у декларації платника єдиного податку — не включати до розділу про обсяг доходу; у декларації ФОП на загальній системі — не відображати в додатку щодо доходів від підприємницької діяльності. Внутрішній облік можна вести окремою довідкою «соцстрахова виплата ПФУ» для підтвердження джерела коштів.
- Не включати до підприємницького доходу єдинника/«загальника».
- Не нараховувати ПДФО та військовий збір.
- Не нараховувати ЄСВ на суму допомоги.
- Зберігати виписку банку та копію рішення ПФУ для підтвердження походження коштів.
Підстави відмови у призначенні допомоги
Рішення «відмовити/відтермінувати» зазвичай виникає через порушення страхового статусу або невідповідність даних у документах. Частина причин усувається поданням додаткових підтверджень (довідки з податкової про ЄСВ, актуальний IBAN), інші — лише після сплати боргу чи повторного звернення в межах строків.
- Відсутність статусу застрахованої особи на дату настання випадку або борг з ЄСВ.
- Відсутність е‑лікарняного або помилки в ньому.
- Невідповідність ПІБ/дат у заяві, е‑лікарняному, реквізитах.
- Некоректний IBAN чи відсутність реквізитів для виплати.
- Пропущено граничні строки звернення після закінчення відпустки.
ФОП і робота за наймом одночасно
Із 01.01.2023 виплата декретних за кількома місцями страхування не сумується: допомога надається за основним місцем роботи (діяльності) або за місцем роботи за сумісництвом — один із варіантів за вибором застрахованої особи. Якщо основним є підприємницька діяльність, подаєте заяву як ФОП до ПФУ; якщо основним є трудовий договір — документи подає роботодавець.
Е‑лікарняний синхронізується в реєстрах і доступний як ПФУ, так і роботодавцю. Оберіть місце реалізації права завчасно, щоб уникнути дублювання заяв. У будь‑якому разі виплата охоплює весь період відпустки, навіть якщо до пологів використано не всі дні.
Що визначає успіх оформлення декретних для ФОП
Сума і швидкість виплати залежать від підтвердженого страхового статусу (сплачений ЄСВ), коректного е‑лікарняного, узгоджених дат і реквізитів та своєчасної подачі заяви через кабінет ПФУ або сервісний центр — ці ланки працюють лише разом і без збоїв.